「ロッカーの鍵があかない！」という突然のトラブルは、社員個人の不便さだけでなく、時には業務全体の停滞にも繋がりかねない厄介な問題です。しかし、こうしたトラブルの多くは、日頃からのちょっとした心掛けや適切な管理体制によって未然に防ぐことが可能です。オフィスの円滑な運営を守るための、鍵トラブル予防策をいくつかご紹介します。まず、社員一人ひとりが実践できる最も基本的な予防策が、鍵の「丁寧な扱い」です。鍵をデスクの上に無造作に投げたり、ポケットの中で他の硬いものとガチャガチャとぶつけ合わせたりしない。また鍵穴に埃やゴミが入らないように気を配る。こうした当たり前のようで忘れがちな小さな配慮の積み重ねが、鍵と錠前の寿命を大きく延ばすのです。次に、これは主に総務・管理部門の役割となりますが、「定期的なメンテナンス」の実施も非常に重要です。年に一度でも良いので、全てのロッカーの鍵穴に鍵穴専用のパウダースプレータイプの潤滑剤を少量注入する。あるいは専門の業者に依頼し、全体のメンテナンスを行ってもらう。これにより経年劣化による突然の故障リスクを大幅に低減させることができます。そして何よりも重要なのが、「スペアキー（マスターキー）の一元管理」の徹底です。全てのロッカーのスペアキーを、鍵管理ボックスなどで施錠された安全な場所に番号と共にきちんと整理して保管しておく。そして、その管理責任者を明確に定めておくのです。これにより、たとえ社員が鍵を紛失しても業務を止めることなく、迅速にバックアップ対応が可能となります。また、社員の入退社時には必ず鍵の受け渡しと返却を台帳で管理し、徹底することもセキュリティ管理の基本です。トラブルは起きてから対処するよりも、そもそも起きないように予防する方が、遥かにコストも手間もかからないのです。